As conferências em 2019 exigem uma abordagem diferente – e eis porquê
A Capital Hotels and Apartments partilha as conclusões retiradas das suas sete instalações para conferências na África do Sul.
Embora os orçamentos estejam sob uma pressão cada vez maior, os benefícios empresariais das conferências são inestimáveis: oportunidades de formação e partilha de competências, networking e um ambiente fora do local de trabalho que permite aos colegas conhecerem-se melhor a si próprios e uns aos outros, através da participação em atividades divertidas.
No entanto, os dias das conferências internacionais com vários dias de duração e vários eventos estão a chegar ao fim para as empresas sul-africanas, afirma Marc Wachsberger, diretor-geral da The Capital Hotels and Apartments.
«Os orçamentos mais apertados e as expectativas cada vez maiores em termos de relação qualidade-preço e retorno do investimento têm levado cada vez mais empresas sul-africanas a procurar locais para conferências que ofereçam tudo o que precisam num único espaço e a um preço razoável», afirma ele.
«Nos nossos 51 espaços para conferências, constatámos que os eventos com vários dias de duração são menos populares do que antes, enquanto os clientes optam por espaços flexíveis que permitam realizar sessões plenárias com todo o público ou sessões em pequenos grupos, tudo num único local.»
A equipa de conferências da The Capital Hotels and Apartments identificou estas sete tendências que irão marcar o setor em 2019:
- As empresas procuram obter o máximo rendimento dos participantes nas conferências, e uma pequena taça de pastilhas de menta e uma garrafa de água para o período entre o pequeno-almoço e o almoço não são suficientes para manter os níveis de energia elevados. É essencial disponibilizar uma variedade de snacks saudáveis e nutritivos que mantenham a energia elevada e a criatividade em alta.
- Os profissionais de negócios, a todos os níveis, estão a dar cada vez mais importância à saúde, pelo que os menus têm de oferecer opções que atendam a vários planos alimentares e necessidades religiosas. Embora muitos destes requisitos possam ser satisfeitos com um menu de buffet cuidadosamente planeado, os locais que respeitam as diversas necessidades alimentares e as integram da forma mais harmoniosa possível serão a primeira escolha dos organizadores de conferências. Um almoço em buffet ou com petiscos também é uma excelente forma de conciliar agendas muito preenchidas com as diversas necessidades alimentares.
- Embora muitas conferências se centrem no mundo digital, sendo o Wi-Fi gratuito no local tão essencial quanto assentos confortáveis, as salas de secretariado continuam a ter uma grande procura. Oferecer este espaço gratuitamente constitui uma grande mais-valia, quer o organizador da conferência traga o seu próprio equipamento de fotocópias e impressão, quer não.
- A maioria das conferências continua a incluir um elemento de diversão ou de coesão de equipa, e os espaços que oferecem um ambiente neutro, aberto a qualquer tipo de atividade criativa, são aqueles que irão receber mais reservas. Entre os eventos mais populares contam-se a confeção de chocolate, competições ao estilo do MasterChef ou até mesmo a pintura em tela, mas não deveria haver, na verdade, qualquer limitação imposta pelo espaço quanto ao que os organizadores de eventos podem fazer para inspirar a criatividade entre os participantes.
- Os locais que dispõem de espaços que possam ser decorados de forma mais ou menos formal ou facilmente adaptados para se adequarem à programação serão também os mais procurados. Estar disposto a transformar uma zona de piscina diurna num salão de baile noturno sob uma tenda beduína, por exemplo, conquistará o coração (e o negócio) de um organizador de eventos.
- Embora as conferências com pernoita tenham sido afetadas por restrições orçamentais, os locais que oferecem conforto e uma boa relação qualidade-preço serão a primeira escolha. Os participantes nas conferências não precisam de serviços de arrumação noturna nem de produtos de higiene pessoal que nunca irão utilizar — mas precisam de Wi-Fi de alta velocidade gratuito, e alguns podem até precisar de serviços de lavandaria gratuitos. O estacionamento gratuito deve ser uma condição imprescindível, e os serviços de transporte gratuitos num raio de 5 km do local para os hóspedes que pernoitam constituem uma excelente mais-valia.
- Um excelente serviço ao cliente é uma prioridade para os organizadores de conferências, que procuram a tranquilidade de trabalhar em estreita colaboração com uma equipa especializada em banquetes, eficiente e sempre disponível. Isto inclui estar disponível a qualquer momento para discutir os planos do evento, devendo os e-mails servir apenas como complemento às reuniões presenciais e às atualizações por telefone.
«A organização de conferências resume-se a criar, selecionar e partilhar conversas, e os espaços que oferecem ou criam os ambientes mais apelativos, onde os objetivos dos organizadores são efetivamente alcançados, são aqueles que irão atrair clientes fiéis, mesmo no atual clima económico difícil», afirma Wachsberger.