En 2019, l'organisation de conférences nécessite une approche différente – et voici pourquoi
The Capital Hotels and Apartments partage les enseignements tirés de ses sept centres de conférences en Afrique du Sud.
Même si les budgets sont soumis à une pression croissante, les avantages professionnels des séminaires sont inestimables : ils offrent des opportunités de formation et de partage de compétences, favorisent le réseautage et constituent un cadre hors du quotidien permettant aux collègues d’en apprendre davantage sur eux-mêmes et sur leurs collègues en participant à des activités ludiques.
Les conférences internationales s'étalant sur plusieurs jours et comprenant de nombreuses manifestations sont toutefois en perte de vitesse pour les entreprises sud-africaines, explique Marc Wachsberger, directeur général de The Capital Hotels and Apartments.
« Face à des budgets plus serrés et à des attentes accrues en matière de rapport qualité-prix et de retour sur investissement, de plus en plus d’entreprises sud-africaines recherchent des lieux de conférence qui leur offrent tout ce dont elles ont besoin en un seul et même endroit, et ce à un prix raisonnable », explique-t-il.
« Dans l’ensemble de nos 51 lieux de conférence, nous avons constaté que les événements s’étalant sur plusieurs jours sont moins prisés qu’auparavant, tandis que les clients privilégient désormais des lieux modulables permettant d’organiser aussi bien des séances plénières réunissant l’ensemble des participants que des ateliers en petits groupes, le tout au sein d’un même site. »
L'équipe chargée des conférences chez The Capital Hotels and Apartments a identifié ces sept tendances qui marqueront le secteur en 2019 :
- Les entreprises cherchent à tirer le meilleur parti des participants lors des conférences, et un petit bol de bonbons à la menthe à mâcher ainsi qu'une bouteille d'eau pour tenir entre le petit-déjeuner et le déjeuner ne suffiront pas à maintenir leur niveau d'énergie. Il est essentiel de proposer une gamme d'en-cas sains et nutritifs qui permettront de maintenir un niveau d'énergie élevé et de préserver la créativité.
- Les professionnels, à tous les niveaux, accordent de plus en plus d’importance à la santé ; les menus doivent donc proposer des options adaptées à divers régimes alimentaires et à des contraintes religieuses. Si bon nombre de ces exigences peuvent être satisfaites grâce à un menu de buffet soigneusement élaboré, les lieux qui respectent la diversité des besoins alimentaires et les intègrent de la manière la plus harmonieuse possible constitueront le premier choix des organisateurs de conférences. Un déjeuner sous forme de buffet ou de « finger food » est également un excellent moyen de concilier des emplois du temps très chargés et des besoins alimentaires variés.
- Même si de nombreuses conférences mettent l'accent sur le numérique, le Wi-Fi gratuit sur place étant aussi indispensable que des sièges confortables, les salles de secrétariat restent très demandées. Proposer gratuitement cet espace constitue une réelle valeur ajoutée, que l'organisateur de la conférence apporte ou non son propre photocopieur et ses propres équipements d'impression.
- La plupart des conférences comportent encore une dimension ludique ou de cohésion d'équipe, et les lieux qui offrent un espace vierge, propice à toute forme d'activité créative, sont ceux qui enregistreront le plus de réservations. Parmi les activités les plus prisées, on trouve la fabrication de chocolat, les concours de type « MasterChef » ou encore la peinture sur toile, mais le lieu ne devrait vraiment imposer aucune limite à ce que les organisateurs peuvent mettre en place pour stimuler la créativité des participants.
- Les lieux disposant d'espaces pouvant être aménagés de manière plus ou moins sophistiquée, ou facilement réaménagés pour s'adapter au programme, seront également les plus prisés. Être prêt à transformer, par exemple, un espace piscine en journée en une salle de bal le soir sous une tente bédouine permettra de conquérir le cœur (et de remporter le marché) d'un organisateur d'événements.
- Même si les séjours de conférence avec nuitée ont été affectés par des contraintes budgétaires, les lieux offrant confort et rapport qualité-prix resteront le premier choix. Les participants à une conférence n’ont pas besoin d’un service de préparation de la chambre pour la nuit ni d’articles de toilette qu’ils n’utiliseront jamais, mais ils ont besoin d’une connexion Wi-Fi haut débit gratuite, et certains pourraient même avoir besoin de services de blanchisserie gratuits. Le parking gratuit devrait être une condition incontournable, et les services de navette gratuits dans un rayon de 5 km autour du lieu de la conférence pour les clients passant la nuit constituent une excellente valeur ajoutée.
- Un service client irréprochable est une priorité absolue pour les organisateurs de conférences, qui souhaitent avoir l'assurance de travailler en étroite collaboration avec une équipe spécialisée dans les réceptions, à la fois efficace et facilement joignable. Cela implique notamment d'être disponible à tout moment pour discuter de l'organisation de l'événement, les e-mails ne devant servir que de complément aux réunions en face à face et aux échanges téléphoniques.
« L'organisation de conférences consiste avant tout à créer, à animer et à partager des échanges, et les lieux qui offrent ou créent les environnements les plus attrayants, permettant aux organisateurs d'atteindre efficacement leurs objectifs, sont ceux qui fidéliseront leur clientèle, même dans le contexte économique difficile que nous connaissons actuellement », explique M. Wachsberger.